Em clínicas com mais de um profissional, o fechamento do repasse costuma ser um dos momentos mais delicados do mês. Planilhas montadas à mão, dúvidas sobre o que entra no cálculo e diferenças entre o que o profissional esperava e o que recebeu geram desgaste com a equipe.
A maior parte desses conflitos não vem do valor em si, e sim da falta de regras claras.
Defina o modelo de remuneração
Existem vários modelos, e cada clínica pode combinar mais de um:
- Percentual sobre o valor do atendimento.
- Valor fixo por atendimento ou procedimento.
- Valor fixo mensal, com ou sem variável.
- Aluguel de sala ou de horário, em que o profissional paga à clínica.
Não existe modelo certo para todos. O importante é que ele esteja definido por escrito, de preferência em contrato, e que cada profissional saiba exatamente como seu valor é calculado.
Deixe clara a base de cálculo
É aqui que a maioria dos problemas aparece. Um percentual de repasse pode ser aplicado sobre bases bem diferentes, e cada escolha muda o resultado. Algumas perguntas que a regra precisa responder:
- O percentual incide sobre o valor bruto ou sobre o valor líquido, depois de taxas de cartão e impostos?
- Materiais e insumos usados no procedimento são descontados antes do cálculo?
- Nos atendimentos por convênio, o repasse acontece quando o atendimento é feito ou quando o convênio paga?
- Se houver glosa, o valor glosado é descontado do repasse?
- Descontos concedidos ao paciente afetam o valor do profissional?
Responder essas perguntas com antecedência evita discussão no momento do pagamento.
Registre tudo no momento do atendimento
O repasse é consequência do que foi registrado. Se o atendimento não foi lançado corretamente, com profissional, procedimento, valor e forma de pagamento, o cálculo no fim do mês vai depender de memória e conferência manual.
Quando o lançamento acontece no próprio fluxo de atendimento e pagamento, o repasse deixa de ser um trabalho de fim de mês e passa a ser uma consulta a um relatório.
Dê transparência ao profissional
Um relatório detalhado, com cada atendimento, o valor considerado e o valor de repasse, reduz drasticamente os questionamentos. O profissional consegue conferir por conta própria e a gestão ganha credibilidade.
Quando o profissional entende a conta, a conversa sobre repasse deixa de ser uma negociação e vira uma conferência.
Separe o fechamento do pagamento
Uma rotina que funciona bem é definir uma data de fechamento, gerar o relatório, abrir um prazo curto para conferência e só então realizar o pagamento. Ajustes identificados depois desse prazo entram no mês seguinte, sem reabrir o fechamento anterior.
Cuide dos aspectos fiscais e contratuais
A forma de contratação do profissional, como sócio, prestador de serviço ou empregado, afeta tributação e obrigações da clínica. Essa estrutura deve ser definida com apoio do contador, e o sistema deve refletir o que foi acordado.
Na WayDoctor, as regras de comissão ficam cadastradas por profissional e por procedimento, e o relatório de repasse é gerado a partir dos atendimentos e pagamentos registrados, com o detalhe de cada lançamento.
