Quando o faturamento do mês cai, a primeira reação costuma ser buscar mais pacientes. Às vezes é isso mesmo. Mas, com frequência, o problema está em outro lugar: horários vazios na agenda ou atendimentos que geram menos receita do que deveriam.
Dois indicadores ajudam a separar essas causas: a taxa de ocupação e o ticket médio.
Taxa de ocupação da agenda
A taxa de ocupação mostra quanto da capacidade da clínica está sendo usada. A conta é:
Taxa de ocupação = horários efetivamente atendidos ÷ horários disponíveis × 100
Os horários disponíveis são aqueles em que o profissional estava à disposição para atender. Os atendidos são as consultas que realmente aconteceram, sem contar faltas e cancelamentos não reaproveitados.
Calcule por profissional e por período. Uma clínica pode ter ocupação alta no geral e, ao mesmo tempo, um profissional com a agenda pela metade, ou um turno da semana sistematicamente vazio.
O que derruba a ocupação
- Faltas sem aviso e cancelamentos que não foram reaproveitados.
- Agenda aberta em horários que os pacientes não procuram.
- Tempo de consulta mal dimensionado, que deixa buracos entre um atendimento e outro.
- Demora para responder quem quer agendar, fazendo o paciente desistir.
Ticket médio
O ticket médio mostra quanto, em média, cada atendimento gera de receita:
Ticket médio = faturamento do período ÷ número de atendimentos realizados
Também vale separar por profissional, por tipo de atendimento e por forma de pagamento, como particular e convênio. Misturar tudo em um único número esconde diferenças importantes.
O que influencia o ticket médio
- A proporção entre atendimentos particulares e por convênio.
- A tabela de preços e a frequência com que ela é revisada.
- Procedimentos e serviços complementares realizados junto da consulta.
- Descontos concedidos sem critério.
Lendo os dois juntos
Os dois indicadores se completam. O faturamento é, em boa medida, o resultado da ocupação multiplicado pelo ticket médio. Olhar os dois lado a lado ajuda a escolher a ação certa:
- Ocupação baixa e ticket saudável: o foco é preencher a agenda, com confirmação, lista de espera e captação.
- Ocupação alta e ticket baixo: a agenda está cheia, mas cada atendimento rende pouco. Vale revisar preços, mix de convênios e serviços oferecidos.
- Ambos baixos: comece pela ocupação, que costuma dar resultado mais rápido.
Acompanhe todo mês
Indicador olhado uma vez por ano não ajuda a decidir nada. Defina um dia fixo do mês para revisar os números com a equipe e compare com os meses anteriores. Mais do que o valor absoluto, a tendência mostra se as ações estão funcionando.
Na WayDoctor, a agenda e o financeiro ficam no mesmo sistema, então ocupação e faturamento por profissional aparecem nos relatórios sem precisar cruzar planilhas.
