O estoque é um dos pontos mais invisíveis da gestão de uma clínica, até o dia em que dá problema. Um procedimento cancelado porque acabou um material, uma caixa de produto vencida esquecida no fundo do armário, uma compra de emergência paga mais caro. Todos esses casos têm a mesma origem: falta de controle no dia a dia.
Comece pelo cadastro
Não é possível controlar o que não está registrado. O primeiro passo é cadastrar cada item com informações mínimas:
- Nome e descrição padronizados, sem variações para o mesmo produto.
- Unidade de medida usada na clínica, como unidade, caixa ou frasco.
- Lote e data de validade de cada entrada.
- Estoque mínimo, ou seja, a quantidade que dispara a reposição.
- Fornecedor principal.
Pode parecer trabalhoso no início, mas esse cadastro é a base de todo o resto.
Controle por lote e validade
Dois lotes do mesmo produto podem ter validades muito diferentes. Por isso, cada entrada deve ser registrada com o seu lote. Na hora de usar, a regra é simples: primeiro sai o que vence primeiro. Essa prática, conhecida como PEPS, reduz muito o descarte por vencimento.
Revise com frequência os itens que vão vencer nos próximos meses. Com antecedência, dá para priorizar o uso, negociar troca com o fornecedor ou ajustar as próximas compras.
Defina o estoque mínimo com base no consumo
O estoque mínimo não deve ser um número aleatório. Ele depende de quanto a clínica consome e de quanto tempo o fornecedor leva para entregar. Um item usado todos os dias, com entrega demorada, precisa de uma margem maior do que um item de uso esporádico e entrega rápida.
Revise esses números a cada alguns meses, principalmente quando a agenda muda, como na entrada de um novo profissional ou de um novo procedimento.
Registre a saída no atendimento
A maior fonte de divergência entre o estoque do sistema e o estoque real é a saída não registrada. Quando a baixa depende de alguém lembrar de anotar, ela falha.
Uma forma de resolver é montar kits por procedimento: a lista de materiais usados em cada tipo de atendimento. Quando o procedimento é concluído, os itens do kit saem do estoque automaticamente. Isso também ajuda a calcular o custo real de cada procedimento.
Faça inventários periódicos
Mesmo com bons controles, é importante contar o estoque físico de tempos em tempos e comparar com o registrado. Algumas dicas:
- Conte os itens de maior valor ou maior uso com mais frequência.
- Faça a contagem com duas pessoas, quando possível.
- Investigue diferenças grandes, em vez de apenas corrigir o número.
Cuide do armazenamento e do descarte
Alguns produtos exigem condições específicas de temperatura, luz ou umidade, indicadas pelo fabricante. Mantenha registro das condições quando necessário e respeite essas orientações.
O descarte de itens vencidos ou contaminados também segue regras próprias. A Anvisa trata do gerenciamento de resíduos de serviços de saúde na RDC 222/2018, e a clínica deve seguir o seu plano de gerenciamento de resíduos.
Use os dados para comprar melhor
Com o histórico de consumo em mãos, a clínica passa a comprar com base em dados, e não em sensação. Isso ajuda a negociar com fornecedores, evitar compras em excesso e reduzir o dinheiro parado em prateleira.
Na WayDoctor, cada item é cadastrado com lote e validade, o sistema avisa quando o estoque chega ao mínimo ou quando algo está perto de vencer, e os kits de procedimento dão baixa automática a cada atendimento concluído.
